결제 관리와 그룹웨어를 한 회사에서 쓰면

회사가 쓰는 도구는 대개 필요할 때마다 하나씩 늘어납니다. 수납이 복잡해져서 결제 관리 도구를 넣고, 결재가 늦어져서 전자결재를 넣고, 근태 정산이 힘들어서 근태 도구를 넣습니다.

각각은 그 문제를 해결합니다. 그런데 몇 개가 쌓이면 새로운 문제가 생깁니다. 도구 사이를 사람이 옮겨 다니며 메우게 됩니다.

어디서 시간이 새는가

실제 업무 흐름을 따라가 보면 보입니다.

수납 담당자가 미납 건을 정리합니다. 그중 몇 건은 감액이나 면제 처리가 필요합니다. 그러려면 결재를 올려야 하는데, 결재 시스템에는 그 고객 정보가 없습니다. 그래서 미납 내역을 복사해 결재 문서에 붙여 넣습니다.

결재가 승인되면 다시 결제 관리로 돌아와 처리합니다. 그런데 결재 문서에 남은 기록과 결제 시스템의 기록은 서로 연결돼 있지 않습니다. 나중에 "이 건은 왜 면제됐나" 확인하려면 두 곳을 다 봐야 합니다.

이런 이동이 하루에도 여러 번 일어납니다. 한 번에 몇 분씩이라 눈에 잘 안 띄지만 합치면 적지 않은 시간입니다.

계정과 권한도 흩어집니다

도구가 세 개면 계정도 세 개입니다. 직원이 입사하면 세 곳에 만들고, 퇴사하면 세 곳에서 지워야 합니다.

지우는 걸 깜빡하는 쪽이 문제입니다. 퇴사자 계정이 남아 있는데 아무도 모르는 상황은 생각보다 흔합니다. 권한 관리가 흩어지면 보안 사고의 통로가 됩니다.

합치면 달라지는 것

페이소프트는 정기결제·CMS 관리와 전자결재·근태·급여를 함께 만듭니다. 같은 회사의 도구를 쓰면 이런 점이 달라집니다.

• 계정과 권한을 한곳에서 — 입퇴사 처리가 한 번으로 끝납니다.
• 맥락이 이어집니다 — 수납 처리와 그에 대한 결재가 연결됩니다.
• 문의처가 하나 — 문제가 생겼을 때 "이건 어느 쪽 문제냐"로 시간을 쓰지 않습니다.

한 번에 다 바꿀 필요는 없습니다

이미 쓰는 도구가 있다면 그걸 다 버리고 옮기라는 뜻은 아닙니다. 가장 불편한 영역부터 옮기고, 효과를 확인한 뒤 넓히는 편이 안전합니다.

대개 사람이 가장 자주 옮겨 다니는 구간이 먼저입니다. 지금 어떤 작업에서 창을 여러 개 열어 두고 왔다 갔다 하시는지 한 주만 살펴보시면 그 구간이 보입니다.