종이 동의서에서 전자 동의로 옮기는 순서

전자 동의로 바꾸기로 했다면 다음 질문이 나옵니다. "기존 고객 동의서도 다 바꿔야 하나요?"

대부분의 경우 그럴 필요가 없습니다. 이 판단을 잘못하면 시작도 하기 전에 일이 커집니다.

이미 받은 동의는 유효합니다

종이로 받은 동의서가 갑자기 무효가 되는 것이 아닙니다. 전자 동의로 바꾸는 건 앞으로 받을 동의의 방식을 바꾸는 것이지 과거 것을 다시 받는 일이 아닙니다.

기존 고객 전원에게 다시 동의를 요청하면 "왜 또 하냐", "무슨 문제가 있냐"는 문의가 쏟아집니다. 멀쩡히 잘 쓰던 고객을 굳이 흔들 이유가 없습니다.

신규부터 시작하세요

가장 안전하고 효과가 빠른 순서입니다.

오늘부터 새로 가입하는 고객은 전자 동의로 받습니다. 기존 고객은 그대로 둡니다. 그러면 시간이 지날수록 전자 동의 비중이 자연스럽게 올라갑니다.

이 방식의 장점은 문제가 생겨도 범위가 작다는 점입니다. 새 방식에 익숙해지는 동안 기존 고객 관리는 흔들리지 않습니다.

기존 고객을 바꿔야 하는 경우

다만 이런 경우에는 기존 고객도 전자 동의로 옮기는 것이 좋습니다.

• 동의서가 어디 있는지 모르는 고객 — 사무실 이전이나 담당자 교체로 서류를 찾을 수 없다면, 이건 사실상 동의서가 없는 것과 같습니다.
• 결제 정보를 다시 받아야 하는 고객 — 계좌 해지나 카드 재발급으로 반복 실패 중인 고객입니다. 어차피 새로 받아야 하니 이때 전자로 바꾸면 됩니다.
• 계약이 갱신되는 고객 — 갱신 시점에 자연스럽게 전환할 수 있습니다.

이 세 가지는 어차피 연락해야 하는 고객입니다. 따로 명분을 만들 필요가 없으니 부담이 적습니다.

종이 동의서는 어떻게 하나

전자 동의로 바꿔도 기존 종이 서류는 계속 보관해야 합니다. 그 고객들의 출금 근거이기 때문입니다.

보관하는 김에 스캔본을 함께 남겨 두시길 권합니다. 원본이 없어져도 확인할 수 있고, 담당자가 바뀌어도 찾기 쉽습니다. 서류가 있는데 어디 있는지 모르면 없는 것과 같습니다.

전환에 걸리는 시간

신규부터 시작하면 전환율은 신규 가입 속도에 달려 있습니다. 1년쯤 지나면 상당 부분이 전자 동의로 넘어가 있는 것이 보통입니다.

급하게 100%를 만들려고 하지 마시고, 새로 받는 것부터 확실히 바꾸는 데 집중하시는 편이 결과적으로 빠릅니다.