근태 관리, 출퇴근 기록만으로는 부족한 이유

근태 관리를 도입한다고 하면 대개 출퇴근 기록부터 떠올립니다. 직원이 출근할 때 찍고 퇴근할 때 찍으면 되는 것 아니냐는 것입니다.

기록 자체는 그렇습니다. 문제는 그다음입니다. 기록이 쌓인다고 관리가 되는 건 아닙니다. 실제로 손이 가는 일은 기록 이후에 있습니다.

기록과 판단은 다릅니다

출퇴근 시각이 찍혔다고 그날의 근무가 확정되는 건 아닙니다.

외근을 나갔다가 바로 퇴근한 날, 반차를 쓴 날, 회사 행사로 늦게 끝난 날, 재택근무한 날은 기록만으로 구분되지 않습니다. 누군가는 이걸 보고 "이 날은 이렇게 처리한다"고 판단해야 합니다.

그 판단을 매달 몰아서 하면 담당자가 지난달 일을 기억으로 되짚어야 합니다. 그날그날 정리되지 않으면 월말에 반드시 밀립니다.

연차가 가장 번거롭습니다

근태에서 실무 부담이 가장 큰 부분은 연차입니다.

입사일마다 발생 시점이 다르고, 남은 일수를 계산해야 하고, 반차와 반반차가 섞이고, 이월 여부에 따라 잔여가 달라집니다. 직원이 스무 명만 넘어가도 엑셀로 관리하기 벅찹니다.

그리고 이건 틀리면 바로 문제가 되는 숫자입니다. 급여와 연결되고, 직원이 직접 확인하는 정보이기 때문입니다. "내 연차가 왜 이것밖에 안 남았냐"는 질문에 근거를 대지 못하면 신뢰가 무너집니다.

신청과 승인이 근태와 이어져야 합니다

많은 회사에서 휴가 신청은 결재로, 근태 기록은 별도로 관리합니다. 그러면 결재는 승인됐는데 근태에는 반영되지 않는 건이 생깁니다.

결재와 근태가 같은 시스템에 있으면 이 어긋남이 사라집니다. 휴가가 승인되는 순간 그날의 근태가 정해지고 연차 잔여가 차감됩니다. 사람이 옮겨 적는 단계가 없어지면 어긋날 방법도 없어집니다.

급여로 이어지는 길

근태 관리의 최종 목적지는 대개 급여입니다. 연장근로, 야간근로, 결근, 지각이 급여에 반영되어야 합니다.

근태와 급여가 따로 있으면 매달 근태 자료를 뽑아 급여 담당자에게 넘기고, 급여 담당자가 다시 옮겨 넣습니다. 이 과정에서 생기는 오류는 급여 지급 후에 발견되는 경우가 많아 정정이 번거롭습니다.

도입할 때 순서

한 번에 다 하려고 하면 규칙 정하다 지칩니다. 이 순서를 권합니다.

• 출퇴근 기록 방식을 정합니다. 어디서 어떻게 찍을지입니다.
• 예외 상황(외근·재택·반차)의 처리 규칙을 정합니다. 여기가 핵심입니다.
• 휴가 신청을 결재와 연결합니다.
• 연차 산정 기준을 확정하고 잔여를 맞춥니다.
• 급여 반영 항목을 연결합니다.

2번에서 시간이 가장 많이 듭니다. 그런데 이건 시스템 문제가 아니라 원래 회사가 정해 두었어야 할 규칙입니다. 이번 기회에 정리해 두면 이후 담당자가 바뀌어도 같은 기준으로 돌아갑니다.